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浅谈计算机文档制作的相关技巧

来源: ca888亚洲娱乐城 时间: 2017-12-26 12:04 阅读: 次 【加入收藏

  摘要:随着科技的飞速发展,计算机技术得以快速进步及全面普及,其中计算机文档因其快捷、方便、美观、易处理的特性,逐渐在很多领域替代了传统的纸质文档。其中尤以office办公软件三件套,即Word、PPT及Excel文档在办公、学习、宣传等方面的应用最为广泛。本文将简要讲解并分析相关计算机文档制作的技巧。
  
  关键词:计算机文档;制作技巧;Word文档
  
  在科技日新月异的飞速发展下,计算机开始全面普及,掌握一定的计算机技术也对人们的生活和工作有着极大的帮助。计算机文档作为计算机技术所附带的基础功能,改变了人们对传统纸质文档的依赖,使文档处理更加方便、快捷,给人们的生活及工作带来了极大的方便。
  
  一、计算机文档
  
  所谓计算机文档,实际上就是对计算机中文件的称呼,整个电脑的软件系统与资料都是由各个文件所组成的,而文档通常是使用不同的扩展名来区分不同性质的文件。每一种文件都有不同的格式,同时需要不同的程序来打开及运行,其中较为常见的文档有Word文档、PPT文档、Excel文档、JPG文档、MP3文档等。
  
  二、计算机文档的好处
  
  (一)Word文档的好处
  
  Word文档作为当下应用最广泛的文档类型,有着简易直观、易于编辑、方便打印的特点,这使得其在办公、教学等方面有着广泛应用。无论是坐在办公室的白领,还是站在讲台的教师,甚至是街边的小店铺都能很方便的对其进行使用。由于其美观简洁的界面及使用键鼠直观操作的特性,上至老人下至小孩都能很快上手,学会使用[1].
  
  (二)PPT文档
  
  PPT文档作为融合了图片、文字、声音乃至视频的文档格式,再加上其排版方便、放映简单的特性,使其理所当然得成为了汇报演示的最佳选择。而依据不同的需求,PPT也能产生不同的效果,例如做工作汇报时PPT内容应当注重数字和文字的搭配,提高汇报质量。而在做产品演示时,PPT内容又应当注重图片和视频的搭配,从而带来更强的视觉冲击和吸引力。PPT文档能够使人们的汇报演示活动变得更加的生动、形象、专业、有吸引力。
  
  (三)Excel文档
  
  在大数据时代来临的现代社会,对数据的处理变得至关重要,Excel文档在这方面的功能性强大无比。Excel文档也叫做电子表格文档,这使得在计算机上处理数据表格变得极为方便。首先Excel文档能够方便快捷地制作直观简洁的电子表格;其次,依赖于计算机强大的运算能力,使得数据处理也变得极为简单,比人工处理要更快、更方便。另外Excel文档还拥有强大的图表制作功能,这就使得数据转换为图表之后变得更加直观易懂。基于以上特性,Excel文档已成为国内外广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制表格的最佳选择。
  
  三、计算机文档制作的相关技巧
  
  (一)Word文档制作
  
  Word文档虽然有着易于上手、直观简洁的特性,但仍有许多小技巧值得学习并用以提高其制作速度和质量。下面是几个Word文档制作的小技巧:首先是字体方面,相信很多人会有字体过小看不清或者字体过大翻页烦的苦恼,这时候只要按住Ctrl+Alt+<即可快速缩小字体,相应的按住Ctrl+Alt+>即可快速放大字体。在使用格式刷时,可能很多人后觉得一次次去点击格式刷再使用非常麻烦,其实这时只需要双击格式刷,就可以多次使用了。当然,在日常使用电脑中,可能会遇上死机、断电等意外,如果这时没有对Word文档进行保存,那么之前所有的工作都白费了。所以在日常制作Word文档时一定要养成按Ctrl+S的习惯,这个快捷键操作能即时保存你的编辑内容[2].
  
  (二)PPT文档制作
  
  在制作PPT文档之前,首先要明确自己制作的PPT文档是属于演讲型还是阅读型,演讲型PPT注重于图文搭配的视觉效果,而阅读型PPT则更注重于文字排版的阅读效果。在制作演讲型PPT时,首先一定要进行视觉设计,即使用什么图片,怎样排版以及背景颜色的选择等都要进行考虑。首先选择图片时,要选择与内容主题相符的,否则会降低PPT质量。其次一定要注意尽量不拉伸或压缩图片,以免影响图片观看效果。另外图片背景色尽量单一,背景色过多反而容易使人眼花缭乱。最后是若要插入文字,尽量用与图片色差较大的文字颜色。
  
  (三)Excel文档制作
  
  表格的制作与处理是Excel文档的主要用途,在制作Excel文档时,由很多小技巧可以提高制作速度。首先使用较多的是打钩方框的制作,只需要在方框中输入R,再将其字体设置为Wingdings2即可。另外给汉字注音也是较常用的小技巧,只需要选中单元格,再选择开始菜单下的拼音指南,依次选择居中、编辑拼音、输入拼音、显示拼音字符即可完成汉字注音操作。在制作表格时,用斜线分割单个单元格也是常见操作,这时只需要选中对象,再插入形状(直线),接着长按Alt并用鼠标快速定位单元格边角即可,这样就能将单元格用斜线进行分割。最后是很有用的自动标出考试分数操作,只需要按Ctrl+1,设置单元格格式,选择自定义并在类型框中输入:[蓝色][>=60];[红色][<60],这样一来,不及格分数即60分以下的分数将以红色标出,而60分以上分数将以蓝色显示。
  
  四、结束语
  
  在计算机时代,对计算机文档的制作成为人们需要掌握的重要技能,学会一些计算机文档制作的相关技巧,会使人们的计算机文档制作水平有很大的提高。本文简单介绍了一些计算机文档制作的小技巧,希望能对学生计算机文档制作水平的提升提供一定的帮助。

  参考文献

  [1]如何制作多媒体Word文档[J].科学大众,2012,(02):27-27.
  [2]李丽,吕宇鹏,庄光山.PPT文件的制作技巧[J].高分子通报,2011,(12):138-140.

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