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浅述APSS拟订系统在期刊采访中的应用

来源: ca888亚洲娱乐城 时间: 2017-09-26 09:11 阅读: 次 【加入收藏

  国家图书馆使用ALEPH500作为计算机综合管理系统始于2001年9月,选择它的原因之一就是该系统的可扩展性。为满足采访人员在图书订购中的个性需求,艾利贝斯北京代表处先是研发了APS (ALEPH 500 Preordering System,简称APS,中文称“采访拟订系统”),并于2007年5月在四川大学图书馆正式运行。APSS(ALEPH 500 Preordering System for Serials,简称APSS)则是艾利贝斯公司为报刊而设计的“报刊采访拟订系统”.2008年10月9日,艾利贝斯公司对国家图书馆的采访人员进行了该系统的培训,国图于当年正式采用APSS进行大宗期刊的订单制作工作。同年12月24日,“APSS北京地区高校用户应用交流座谈会”在京召开,来自北师大、首师大、北二外等5个大学图书馆的11位老师参加了座谈会。座谈会的目的是为了促进各个图书馆更好使用APSS,提高报刊采访水平,使采访工作更规范,更高效。此后,APSS逐渐在北京地区ALEPH500用户中普及使用。
  
  APSS系统从研发上线到目前使用,已经经过了近10年的时间。在使用之初,艾利贝斯公司会对报刊采访历史数据处理、采访具体实施方案、APSS的系统参数配置以及案例分析等做以详细的介绍和演示。但理论教学和实际操作会存在差距,在实践中,由于各类情况复杂多变,使用APSS进行订单制作时会遇到一些问题。
  
  通过知网、万方等平台进行搜索,涉及APS或APSS采访拟订系统的文章仅有六篇,其中四篇文章关于APS,研究APSS的只有两篇。这两篇文章对模块构成、与aleph500的关系、基本功能和特性均进行了详细的介绍,但对于工作流程及操作细节讨论的不多。本文从工作实践的角度,介绍国家图书馆在进行中文期刊采访时APSS拟订系统的操作流程,分享在操作过程中遇到的常见问题及处理方法。希望能为同仁提供实际操作细节的参考,提高大宗期刊订单制作的工作效率。
  
  1 APSS基本操作流程
  
  在APSS报刊采访拟订系统未被研发之前,期刊的订单都是采访人员在ALEPH 500里手工逐条制作的。国家图书馆每年需要制作一万余种期刊的订单,在2009年以前,全组采访员需要耗时一个月才能将下一年度的订单制作完毕。APSS系统用机器取代了人工,但无论采取何种方式,订单制作的基本方法以及预定信息构成是不会变化的。APSS系统里的各项参数设置和ALEPH500系统的各项都有对应。
  
  APSS系统的基本模块有六个,分别是书目上载→采访拟订→采访审定→采访发订,此外还有用户参数项,系统维护项只有使用管理员权限的账户名登录后才会出现,本文介绍的工作流程主要针对普通的采访员。
  
  1.1 前期准备
  
  (1)系统内准备
  
  如果制作订单的采访员只有一人,使用拥有管理员权限的Orderadmin账户进行全部的操作即可。但如果参与人员较多,而且需要明确订单的制作权限及责任,就需提前分配用户名。这项操作在“系统维护”→“用户权限与维护”项下操作。使用管理员权限,可以进行系统初始ETL、ETL前数据检查、为参与APSS处理的人员编制用户名,个人权限可以在“用户参数”→“公共参数”内设定预定规则、编制CSV模板。系统内准备只需要在首次进行APSS处理前操作就可以,以后基本一劳永逸。
  
  设置CSV文件转换模板。该模板的设置基于MARC数据,例如正提名取自200字段的$a,其他以此类推。
  
  设置预定规则。“预定规则”的概念类似于ALEPH采访模块里“预定列表”下“预订信息”的各项设置,这些设置包括分馆(馆藏代码)、单册状态、馆藏地、订购数[1].例如,虽然同为订购1本,订购也是相同的书商,但社科类期刊分流到社科阅览室(馆藏代码为ZSQK),科技类期刊分流到科技阅览室(馆藏代码为ZKQK),两个阅览室如果拥有不同的馆藏代码,就应该编制不同的预定规则。预定规则的名字是自拟的,例如BC2(2本保存)。
  
  (2)系统外准备
  
  制作表格。首次进行APSS处理时,需要对期刊订购表进行完善,所有期刊的管理记录号需逐一查好并添加在表内,此后只需要每年维护表格即可。表格完成后,要存为CSV格式,表头的顺序也要和CSV模板一致。之后要将表格分类,分类的依据基于采购方式(购买、缴送、赠送等)、采购源(书商名称)或是预定规则。
  
  1.2 参数设置
  
  参数设置可以提前预制模板,也可以在批处理过程中在各个环节逐一设置。参数设定和在ALEPH 500里制作订单时基本一致,但一些特殊项需要注意。
  
  (1)书目上载
  
  书目批次号的名称需要自拟,建议以书商+订购年+预定规则+责任者的方式命名,例如RT_2017_BC2_WXM(人天书店,2017年,订购两份,负责人王小明)。拟订年份、采访方式、转换过程、上载文种语种、MARC扩展类型则依据书目上载表格的实际情况设置。其中“转换过程”的选项要和CSV文件转换模板的名称保持一致,“MARC扩展类型”选择标准扩展即可。
  
  (2) 采访拟订
  
  常规情况,采取“现采批拟订”模式。填写书目批次号和拟订批次号,建议拟定批次号名称和书目批次号名称保持一致。拟订年份、资料类型、订购组别、书商代码、采访方式、订购分馆、预算(在ALEPH系统提前制作好)等项目与ALEPH系统里的设置相同[2].需要注意的是“拟订前书目状态”与“预定规则”,如果上载的表格已经包括预定规则,则此处设置为“NONE不匹配”,如果上一年已经有订单,则“拟订前书目状态”设置为“拟续订”.如果要进行多批次的APSS操作,此处可以保存缺省值。
  
  (3)采访发订
  
  拟定库拟定批次号和正式库订单批次号一定要填写准确,常规情况下,正式库订单批次号是基于拟定批次号自动生成的,只是文件的后缀名称不同。其余三项设置:正式书目库依据实际情况选择,正式库订单号前缀选择“NULL前缀为空”,预览样式选择默认值即可。建议在最终发订前,点击“发订预览”进行检查。
  
  1.3 全流程图解
  
  2 特殊问题
  
  上面介绍的是APSS处理的整体过程和一般性情况,属于批量处理的理想状态。在实际操作中会出现一些特殊的情况,例如有的期刊订单做重复了,有的期刊仍然没有订单,查重之后出现“一对多重”的现象,这些特殊情况的产生往往基于下述原因。
  
  2.1 多版本
  
  在实际工作中,与书商往来的订购目录的数量往往要多于系统内书目数据的数量。例如《科学大众》,出版频率为半周刊,在订购目录中有《科学大众·小诺贝尔》(小学低年级)、《科学大众·小诺贝尔》(小学中高年级)、《科学大众·中学生》、《科学大众·教师发展》、《科学大众·TEAM》、《科学大众·博物课》、《科学大众·创客》、《科学大众·创新作文与阅读》等八个版本,但ALEPH系统里只有一条编目记录[3].这就需要在前期制作表格时,依据书目数据对订购表进行多条合并(并将价格进行叠加)。在表格制作完成后,做好管理记录号的查重工作,避免多版本的管理记录号重复,就不会产生订单重做的问题。
  
  2.2 更名
  
  依据编目规则,期刊发生题名变更后需要重新编制书目数据,显而易见,新、旧两条书目数据的管理记录号是不同的。如果采编人员没有及时维护订购表格,管理记录号没有更新,订单就会做到已经停刊的书目记录下,相应的新书目下就会没有订单。已经订购的期刊来馆后进入加工程序,由于无法记到,没有订单的情况会被发现,这就会促使采编人员去反向检查订购表,从而进行维护。更新了管理记录号的期刊在来年续订时,就不会再出现没有订单的问题。
  
  2.3 其他情况
  
  ETL前数据检查,可以将预订数和订购数不匹配的订单直接排查出来。这些不匹配的情况大多是硬伤错误,需要手动修改,如果不做修改就在APSS里进行续订,错误就会延续。
  
  通常情况下,正式库查重结果应该为“拟续订一对一重文件”,意思是上传的数据与上一年度的数据可以逐一匹配,可以进行正常的续订。如果在正式库查重之后,出现“拟新订一对一重文件”,则意味着系统里没有上一年度的有效订单,只能新订,这种情况可能是书目数据是新编的或者书目数据的管理记录号是错误的而导致的。至于查重后的结果是“一对多重”,则情况更为复杂,需要人工干预。鉴于本文主要介绍基本流程和常规情况,有关“拟新订”、“一对多重”的问题就不再做过多展开。
  
  3 结束语
  
  从艾利贝斯公司网站的大事记上可以发现,虽然aleph500系统很早在国内使用,成员馆的数量很多,但很多图书馆都是近几年新加入的,新用户日后仍会不断涌现,因此对其外延系统APSS加深了解是十分必要的。总之,APSS报刊采访拟订系统不仅提升了期刊采访工作的效率,改变以往人工做订单的费时费力,还能够通过“不匹配项”来发现订单中的错误,提醒采编人员检查数据,维护订刊目录,减少订刊目录缺失和错误的概率。

  参考文献
 
  [1] 毛世蓉,张雯.ALEPH500采访拟订系统的应用[J].四川图书馆学报,2009,(3):54-57.
  [2] 李萍,唐高芳.APS采访拟订系统在高校图书馆采访工作中的应用[J].科技情报开发与经济,2010,20(31):1-3.
  [3] 张海英.APSS报刊采访拟订系统的应用探析[J].图书馆论坛,2012,(9):121-122.