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职称评审信息化对档案工作的影响与对策

来源: ca888亚洲娱乐城 时间: 2017-07-25 10:26 阅读: 次 【加入收藏

  如今信息化技术的进步速度越来越快,职称评审也逐渐向着信息化的方向发展,目前我国很多地区都已经对此进行了实践,例如在职称申报评审过程中,一些地区建立了申报信息数据库以及申报人员基本信息数据库,另有一些地区对申报评审材料实施了数字化扫描,还有一些地区建立了评审结果数据库, 这表示信息化技术在职称材料归档和管理中的应用已经越来越广泛。然而我国职称材料归档工作尚且是初步实现信息化,还有一系列问题需要探究,只有深入分析并处理这些问题,才能切实做好职称材料归档工作。
  
  一、职称评审信息化内涵及特征
  
  所谓职称评审信息化,主要就是利用计算机技术以及网络技术,通过职称申报评审管理系统,使职称申报、评审等各项工作实现数字化。职称评审信息化的特征主要包括以下几个方面:
  
  首先,职称评审信息化具有数字化、无纸化特征。
  
  在开展职称评审信息化建设之后,申报、评审等环节中涉及到的各种文件和材料,将会逐步采用数字化材料,例如鉴定及评价意见、业绩成果类证明材料等等,都将采取电子文件的形式,通过计算机系统,就可以浏览和检索各类信息。除此之外,职称申报、评审等各个流程都将采用计算机系统进行处理,所有工作都要在计算机网络平台中来完成。
  
  其次,职称评审信息化具有标准化、规范化特征。
  
  在实现职称评审信息化之后,为了保证信息材料的规范性,并确保各项工作的合理性,势必要会对各项信息的内容、含义、大小、格式、处理流程做出统一的规定,因此职称评审信息化具有标准化、规范化特征。
  
  再次,职称评审信息化具有高效化、现代化特征。
  
  一旦实现职称评审信息化,那么对于申报职称的人员而言,在实际申报职称的过程中,无需再复印大量的材料。
  
  例如申报表、辅助证明材料等等,整个申报过程将会通过计算机系统来完成,填写和修改会更加方便,申报效率会大大提高。而对于组织申报、评审等工作的基层单位而言,在实际工作重也会大大节省人力和时间,材料审核、管理等工作会更加快捷高效。对于评审专家而言,在实现职称评审信息化之后,其开展评审工作时也会更加便捷,只要通过评审管理系统,就可以实现材料的检索、审阅等工作,并且可以通过计算机系统来实现网上表决以及在线讨论。
  
  最后,职称评审信息化具有共享化、网络化特征。
  
  职称评审管理系统可以满足个人、单位、各级评审组等各方的需求,信息化技术的应用,实现了大范围内的信息共享。
  
  二、职称评审信息化对档案工作的影响。
  
  实现职称评审信息化之后,必然将对档案工作产生很大影响,例如职称材料归档、管理等等,笔者在此深入剖析职称评审信息化对职称材料归档的影响,对归档管理模式的影响以及对档案管理人员的影响。
  
  (一)对职称材料归档的影响。
  
  职称评审实现数字化之后,各项纸质材料将会逐渐被取代,各种信息和材料都将向着数字化的方向过渡,在此情况下,现行档案与数字化档案的接轨问题将十分突出,职称申报评审材料大致可以分为三种,一是业绩成果类材料,二是资格证明类材料,三是申报表类材料,各个档案管理部门都需要将材料进行归档,例如省级主管职称评审工作的职改办,需要将所有职称申报评审材料进行保存和管理,而基层单位则需要将晋升人员的申报表进行保存和管理,并且要分别归入单位的综合档案以及个人人事档案,就目前来讲,人事档案普遍都是纸质材料,当实现职称评审信息化之后,各项档案材料都将实现无纸化和数字化,这样一来,传统档案和数字化材料的接轨将会面临很大难度。
  
  另一方面,职称评审实现信息化之后,需要归档的文件将全部变成电子文件,如此一来,电子文件的收集、分类、编目、整理等环节势必都要采取新的工作标准,这无疑会对职称材料管理工作带来一定的影响。
  
  此外在纸质材料变成电子文件之后,材料安全也面临着新的问题,例如在网络的运行过程中,可能会遇到黑客或者病毒的攻击,一旦遭受攻击,如果安全措施存在漏洞,就会威胁信息安全。
  
  (二)对归档管理模式的影响。
  
  在传统的职称材料归档工作中,归档管理的对象普遍是纸质档案材料,并且管理模式已经十分规范和完整,在实现职称评审信息化之后,归档管理的对象变成了电子文件,同时文件的载体变成了磁盘或者光盘,在此情况下,必然会对职称材料归档管理工作提出新的要求。
  
  (三)对档案管理人员的影响。
  
  运用信息化技术之后,对档案管理人员提出了更高的要求,需要档案管理人员具备更高的专业素养,不仅要具备档案管理相关的专业能力,同时还必须具备一定的计算机操作能力,甚至需要档案管理人员懂得维护网络安全,由此可见,实现职称评审信息化之后,将会对档案管理人员提出新的要求。
  
  三、信息化背景下职称材料归档管理的策略。
  
  随着时代和技术的发展,职称评审信息化固然是大势所趋,因此必须要做到主动适应,要积极探索职称材料归档管理工作的新策略,个人认为,在信息化背景下,职称材料归档管理工作一定要与时俱进,积极创新工作策略。
  
  (一)双套制策略。
  
  应用电子文件之后,其传输、处理、和共享方面的优势十分明显,可谓是传统纸质文件无法比拟的,但是在原始记录性、法律凭证效用、长期安全保存等方面,纸质档案又比电子文件更具优势,因此笔者认为,目前纸质材料和电子文件应该并存,逐渐形成良性循环,换言之,就是要采取双套制,以此来解决电子文件与纸质档案之间的矛盾,在管理电子文件时,应同时印制纸质材料,将纸质材料和电子文件同时归档,这样一来,可以同时发挥出电子文件和之纸质档案的优点,既能够满足信息共享的需要,同时也能够满足法律凭证作用以及安全保存等要求。
  
  为了切实落实双套制,应该在职称评审管理系统中增加档案管理模块,进而保证职称材料归档工作的规范化,此外在职称评审管理系统中增加档案管理模块之后,进而可以将材料归档工作作为职称申报评审中的必要流程,使材料归档工作成为了一个必选项。另外要实现职称材料的脱机保存,材料归档工作是职称申报评审中的末尾环节,当归档信息审核完成之后,应该通过档案管理模块的功能,印制纸质材料,并制作光盘,这样一来,即使脱离职称评审管理系统,也可以对各项档案进行查阅。
  
  (二)实施分级保管。
  
  就现阶段而言,职称材料归档管理工作应该积极实施分级保管,主要为省级职改部门档案室、基层单位档案室、人事档案室三个层级。
  
  首先,对于省级职改部门档案室而言,由于省级职改部门是三个层级中的最高机构,因此省级部门应该担负制定职称政策、组织申报及评审、处理违法违规现象等职责,此外省级职改部门档案室中汇总的材料最具权威性,同时也最为全面,因此应该为各个申报者印制纸质档案,其中包括业绩成果材料、资格证明材料、申报表等等,之后应该严格依照纸质材料的归档管理要求,严格做好归档工作。在保存期限方面,应该因人而异,对于获得晋升的人员,其相关档案材料应该长期保存,对于未获得晋升的人员,其各项档案材料实施短期保管即可,达到保管期限后即可鉴定销毁。
  
  其次,对于基层单位综合档案管理部门而言,由于是申报人员的工作单位,因此要采取双套制,严格做好职称材料归档管理工作,要保管好省级职改部门制作的数据光盘,同时要保管好本单位获得晋升人员的相关纸质材料,严格依照纸质材料归档管理要求进行保管。
  
  再次,对于基层单位的人事档案室来讲,职称材料是人事档案中的重要部分,是各个工作人员发展和成长的见证,因此人事档案室一定要将职称材料归档管理工作落实到位。另外人事档案室与综合档案室相比,工作性质和材料管理标准都存在一定的差异。
  
  (三)前端控制策略。
  
  职称评审信息化实现后,档案管理工作需要树立超前意识,坚持前端控制的工作原则,确保职称材料归档管理工作能够高质高效的进行。各级职改部门的相关领导应该充分重视职称材料归档管理工作,将其作为职称评审信息化建设中的重要一环,将职称材料归档管理工作例如工作计划。而各级档案工作业务指导部门,应该积极探讨新时期材料归档管理工作面临的问题,进而提出科学的指导建议。档案管理干部也要不断提升自身的专业素养,积极转变工作观念,要充分人情职称材料归档管理工作的未来发展势头,积极探索有效的工作方案,树立前端控制观念,保证工作的主动性。
  
  职称申报评审工作在社会发展中具有重要作用,随着时代的进步,信息化技术的应用已经越来越广泛,在职称材料归档管理工作中,也要逐渐运用信息化技术,以此来促进工作效率和工作质量。目前在国内很多地区,已经开展了职称评审信息化建设,信息化技术的应用,推动了职称材料归档管理工作的改革和创新,然而也为职称材料归档管理工作带来了一系列影响,为了切实解决这些问题,本文在此剖析了职称评审信息化对职称材料归档的影响,在此基础上探讨了信息化背景下职称材料归档管理的策略,希望本文内容可以为相关工作开辟思路。
  
  参考文献:
  
  [1] 李殷青 , 丘如华 . 信息化背景下职称材料归档的思考 [J].兰台世界 ,2011,12.  
  [2] 杨红仙 . 信息化背景下档案信息资源的整合与共享 [D].云南大学 ,2010.  
  [3] 李硕 . 信息化背景下的档案管理创新 [J]. 城建档案 ,2012,09.